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Forderungsmanagement in der Praxis

Forderungsmanagement stellt als Segment des Rechnungswesens in vielen Unternehmen die zeitnahe Begleichung offener Rechnungen sicher. Die begleitenden Vorgehensweisen kommen aus Anglo-amerikanischen Regionen und zählen mittlerweile bei deutschen Firmen zu den Standard-Geschäftspraktiken.


Forderungsmanagement

Der Hintergrund zum Forderungsmanagement

Der Begriff sichert die Liquidität jedes einzelnen Unternehmens, weil mit effizientem Forderungsmanagement Zahlungsausfälle vermieden oder so minimal wie möglich gehalten werden. Dies gelingt in Einzelfällen nicht ohne vorbeugende Maßnahmen wie beispielsweise zeitnahe und korrekte Fakturierung, Bonitätsprüfung und die Entscheidung für bestimmte Zahlungskonditionen. Des Weiteren gehören Debitorenbuchhaltung sowie schnelles Mahn- und Inkassowesen in dieses Segment. Bei einigen Unternehmen ist das Forderungsmanagement an externe Dienstleister mit speziellen Kenntnissen ausgelagert.

Die Forderung per Definition

Unter dem Begriff Forderungen sind Ansprüche von Unternehmen auf Begleichung bestimmter Summen zu verstehen, welche auf im Vorfeld erbrachte Leistungen beruhen. Wobei es sich nicht zwingend um den Verkauf von Waren handeln muss, sondern auch andere Serviceleistungen wie Beratung oder Reparatur können Forderungen ergeben. Solange der Anspruch und damit die Forderung besteht, weist sie dem Unternehmen die Rolle des Gläubigers und dem Verbraucher die des Schuldners zu. Das Forderungsmanagement ist in drei Abschnitte aufteilbar, hier die einzelnen Stadien:

Die Rechnungsstellung

Das Forderungsmanagement soll Kunden zur Begleichung offener Ansprüche bewegen, daher muss jede offene Forderung in Form einer Rechnung präsentiert werden. Der Vorgang ist Teil der Fakturierung, er gibt Kunden eine genaue Vorstellung der erbrachten Leistungen und des daraus resultierenden Rechnungsbetrags. Die Rechnung schreibt einerseits das Zahlungsziel vor, andererseits kann der Schuldner jede einzelne Position auf ihre Berechtigung prüfen. Das gesamte Forderungsmanagement basiert auf korrekter Rechnungsstellung, in modernen Firmen wird dazu eine entsprechende Software verwendet. Neben umfangreichen Informationen muss eine rechtsgültige Rechnung Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen enthalten.

Die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet als Teil vom Forderungsmanagement alle offenen Forderungen und weist diese den entsprechenden Kundennummern zu. In diesem Bereich werden Zahlungseingänge überwacht und Informationen zur Kundenanschrift, Bonität, sowie eventuelle Bestell-Obergrenzen festgehalten. Die Debitorenbuchhaltung gibt einem Unternehmen umfassende Informationen zu offenen Rechnungen, denn sie verwaltet Zahlungseingänge ebenso wie Gutschriften aus Reklamationen. 

Mahnverfahren mit anschließendem Inkasso

In diesem Segment kümmert sich das Forderungsmanagement um Schuldner, die ihr Zahlungsziel überschritten haben. Es kommen die firmenspezifischen Regeln beim Mahnverfahren zur Anwendung, sollten diese erfolglos bleiben kommt im nächsten Schritt ein Inkasso-Unternehmen zum Zug. Unter der Bezeichnung Inkasso ist die Einziehung offener Rechnungssummen durch spezielle Dienstleister zu verstehen. Bei ausbleibendem Erfolg leitet das Forderungsmanagement als letzten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Nach einem Gerichtsurteil befasst sich ein Gerichtsvollzieher mit der Betreibung der Schuld.


 
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